Empty spaces, what are we living for? Wenn Freddy Mercury die erste Textzeile von the show must go on anstimmt, dann fällt schnell auf, dass der song zumindest teilweise gut zur aktuellen Corona-Situation passt. Die Show muss aber tatsächlich weitergehen und auch wenn die Corona-Maßnahmen vor allem Unternehmer hart treffen, sind es genau die Menschen, die ihre Existenz selbst in der Hand haben, die auch unter diesen Bedingungen kreative Lösungen finden.
Homeoffice
Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, sind eine kleine Herausforderung. Vor allem als Führungskraft ändert sich der Alltag dramatisch. Mitarbeitergespräche, im Besprechungsraum, oder mal eben am Schreibtisch, sind nicht mehr so leicht möglich, wie früher. Besonders dramatisch wird es dann, wenn man zu wenig Personal hat und neue Mitarbeiter aufnimmt. Der Onboardingprozess ist in den meisten Unternehmen mehr, oder weniger Routine. Mentoren nehmen die neuen Mitarbeiter unter ihre Fittiche und ein entsprechendes Schulungsprogramm wird gestartet. Jobrotation ermöglicht es, in alle Bereiche des Unternehmens einen kleinen Einblick zu bekommen und auch die Kollegen kennenzulernen. Ein wichtiger und auch gesetzlich vorgeschriebener Teil dieses Onboardings, sind Unterweisungen.
Arbeitsschutzgesetz
Jeder Arbeitgeber in Deutschland ist gesetzlich verpflichtet seine Mitarbeiter über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit zu unterweisen. Hier ist vorgesehen, dass die Unterweisungen jeweils für den Arbeitsplatz maßgeschneidert sind und vor Aufnahme einer Tätigkeit durchgeführt werden. Die Unterweisungen müssen bei jeder Veränderung, also vor Arbeitsantritt durch einen neuen Mitarbeiter, bei Veränderung des Arbeitsbereichs, oder der Arbeitsmittel durchgeführt werden. Ist es sinnvoll, dann müssen sie regelmäßig wiederholt werden. Ziel ist es, die Arbeitnehmer vor Gefahren bestmöglich zu schützen, indem man sie auf die speziellen Gefährdungen hinweist. Davon sind aber nicht nur Arbeitsplätze betroffen, bei denen mit schwerem Gerät, oder gefährlichen Substanzen gearbeitet wird. Auch der klassische Bildschirmarbeitsplatz bietet Gefahren und erfordert eine Sicherheitsunterweisung.
Mitarbeiterunterweisung unter Covid 19
In der aktuellen Pandemie werden viele Prozesse digitalisiert. Besprechungen, Kundenbesuche und große Teile der Arbeit können heute im Homeoffice erledigt werden. Damit auch am Arbeitsplatz daheim Unterweisungen abgwickelt werden können, gibt es Lösungen um auch die Mitarbeiterunterweisung online durchzuführen. In solchen Softwarelösungen lassen die Arbeitsplätze und die Gefährungsbeurteilungen verknüpfen und automatisch die passenden Unterweisungen zuordnen. Online nimmt der jeweilige Mitarbeiter an der Unterweisung teil und kann anschließend auch durch Kontrollfragen bestätigen, dass die Lektionen verstanden wurden. Solche Interaktiven Unterweisungen sind rechtssicher und dokumentieren die Durchführung der Unterweisung. So wird die Mitarbeiterunterweisung unter Covid 19 zu einem recht einfachen Vorgang, der auch auf Distanz möglich ist.
Onboarding
Denkt man den Prozess weiter, dann lassen sich alle Vorgänge rund um das Onboarding von neuen Mitarbeitern digitalisieren. Statt immer wieder dieselben Schulungsinhalte zu vermitteln, werden sie einmal digitalisiert und können immer wieder abgerufen werden. Hier bietet sich die Chance, den Prozess vom Recruiting bis zum ersten Arbeitstag soweit zu automatisieren, dass zukünftig Ressourcen eingespart werden können. Die Umstellung auf digitale Inhalte ermöglicht, etwa bei Schulungen, auch eine Dokumentation. Macht man aus der Not eine Tugend und nutzt die Zeit des Lockdowns um Prozesse so perfekt umzustellen, dass sie sich auch in den Alltag nach Corona integrieren lassen, dann hat man zwei Fliegen mit einer Klatsche geschlagen.
Verbesserungspotential
Wie man an diesem einfachen Beispiel sieht, bringt die aktuelle Situation mit allen Einschränkungen und Behinderungen, auch eine Reihe von Vorteilen mit sich. Dienstreisen werden wahrscheinlich auch nach der Bewältigung der Corona-Pandemie nicht mehr so häufig erfolgen, wie vorher. Wir alle haben viel dazu gelernt und jeder Betrieb ist heute in der Lage, seine Geschäfte auch mit Mitarbeitern im Homeoffice zu führen. Schon die Kinder lernen in den Schulen, dass digitale Kommunikation tatsächlich ein Ersatz für Präsenzveranstaltungen sein kann. Auch wenn der Ausbau des Internets nicht in allen Regionen Deutschlands entsprechend fortgeschritten ist, kann man zumindest in und um die Ballungszentren sehr schnell und zuverlässig surfen.
Gesellschaft 2.0
Tatsächlich hat die Ausnahmesituation, in die wir weitgehend unvorbereitet gestoßen wurden, uns verändert. Vor allem die Unternehmen haben bewiesen, dass sie flexibel auf Herausforderungen reagieren können. Die Unternehmenskultur hat sich in vielen Firmen stark gewandelt. Das Vertrauen in die Mitarbeiter ist gestiegen und Entscheider erkennen das Potential von Homeoffice. Als Unternehmen muss kein vollwertiger Arbeitsplatz eingerichtet werden und die Mitarbeitersuche wird durch das Wegfallen der Anreise und der Ortsunabhängigkeit um viele neue Möglichkeiten erweitert. Insgesamt lässt sich also der Ausnahmesituation der letzten Monate auch viel Positives abgwinnen.
Ausgereifte Lösungen
Was Anfangs, während der ersten Corona-Welle, noch holprig gelaufen ist, ist heute gut etabliert. Die Prozesse laufen auf Distanz reibungslos. Kinderkrankheiten und Schwierigkeiten in der Bedienung sind genauso verschwunden, wie die notwendige Infrastruktur geschaffen wurde. Wer heute in Homeoffice arbeitet, für den ist es ganz normaler Alltag und Routine. Die Jogginghose, die außer Reichweite der Webcam unterm Tisch getragen wird, ist auch nicht zwingend ein Nachteil. Zwar ist es wissenschaftlich belegt, dass Kleidung auch unsere Einstellung und unsere Leistungsfähigkeit beeinträchtigen kann, insgesamt ist die teilweise Aufhebung der Kleiderordnung aber auch ein Pluspunkt.
Innovative Lösungen
Not macht erfinderisch und wie Lösungen für die Mitarbeiterunterweisung unter Covid 19 auch im späteren Arbeitsalltag Erleichterungen bringen, so werden auch viele andere Ideen und Veränderungen unser Arbeitsleben bereichern. Innovative Lösungen bei denen manuelle Prozesse komplett digitalisiert werden, sind zukunftsweisend und bringen meist ein Verbesserungs-, aber auch ein Einsparungspotential. So gesehen hat die Pandemie uns einen großen Schritt weiter gebracht und die Menschheit zu noch mehr Digitalisierung motiviert. Unser Alltag wird in Zukunft noch mehr von den Erfindungen und Lösungen, die während der Lockdowns entstanden sind, beeinflusst und zum Positiven verändert werden.
