Nuance Paperport 14 Professional
Jeder kennt die Situation. Man kommt Abends nach einen harten Arbeitstag nach Hause und nimmt den Inhalt des Postkastens mit in die Wohnung. Werbung macht einen Großteil des täglichen Posteingangs aus. Dazwischen finden sich aber immer wieder wichtige Dokumente. Rechnungen, Verträge und Versicherungsunterlagen finden sich dort genauso, wie amtliche Schreiben. Man trennt die Post in drei Stapel. Unwichtiges, das man sich höchstens einmal durchblättert und dann dem Papierkreislauf zurückgibt. Rechnungen, die man bezahlen muss und ein dritter Stapel mit den Schreiben, die man besser aufheben sollte.
Lernen von den Profis
Das papierlose Büro ist seit Jahrzehnten eine Vision, der viele Firmen nachlaufen. Problematisch war lange Zeit, dass eine Rechnung immer im Original aufliegen musste. Nachdem diese Notwendigkeit sich etwas gelockert hat, haben Unternehmen heute Lösungen um den Posteingang elektronisch abzuwickeln. Irgendwo scannt jemand die Post ein und verteilt sie elektronisch im Haus. Die Vorteile sind überwältigend. Es dauert bei weitem nicht so lange ein E-Mail in eine andere Niederlassung zu senden, wie einen Brief physisch dorthin zu befördern. Außerdem lässt sich die Ablage ganz einfach organisieren. Unternehmen setzen eine professionelle Lösung ein, um diesen Effekt zu erzielen. Unser heutiges Gadget ist tatsächlich auch so eine professionelle Lösung.
Chaotische Aktenablage
Warum legt man Schreiben von Versicherungen etc. eigentlich ab? Weil man vielleicht später einmal etwas nachlesen möchte. Oft geht es um Inhalte, aber auch um verschiedene Referenznummern. Mal eben nachsehen, wie die genauen Versicherungsbedingungen lauten und checken, wann ein Vertrag ausläuft. Auch andere wichtige Dokumente hat man nur zu diesem Zweck abgelegt. Viele braucht man nie wieder, andere unbedingt. Damit man die Unterlagen wiederfindet muss man sie physisch in Ordner abhängen. Also Sortieren, Lochen und Einordnen. Das könnte man sich evtl. sparen, wenn man das heutige Gadget einsetzt.
Schlaue Ablage
Statt beispielsweise alle Unterlagen zu einer Versicherung in einem Ordner zusammenführen, braucht man nur noch einen Ordner, der nach Datum sortiert wird. Die Aktenablage, die kaum jemand gerne und die meisten nur unregelmäßig mit großem Aufwand machen, könnte man damit dramatisch vereinfachen. Wie aber funktioniert das? Man scannt einfach alle Akten ein und hat sie damit als durchsuchbares PDF auf der Festplatte. Die Aktenablage erfolgt damit elektronisch und auch die Suche kann man am PC erledigen. Man sucht nach Rentenversicherung und findet die Dokumente. Hat man das richtige Dokument gefunden und möchte das Original ausheben, dann braucht man nur auf dem PDF auf das Datum am Dokument zu achten. Unter diesem Datum ist das Schreiben abgelegt. Schon ist die Aktenablage professionell und perfekt.
Zeiteinsparung
Man spart dabei nicht nur Zeit, wenn man das Dokument ablegt, sondern vor Allem dann, wenn man es sucht. Oft weiß man nicht ganz exakt, wonach man sucht. Bevor man kilogrammweise das Papier bewegt, sucht man elegant am PC. Rechnungen, die Gewährleistungen und Garantien beinhalten werden sauber abgelegt und können mit wenigen Handgriffen direkt am PC gefunden werden. Die Suche entfällt. Unser heutiges Gadget ist ein Tool, das die elektronische Aktenablage vereinfacht. PDFs in denen man suchen kann und Anbindung an verschiedenen Cloudanbieter machen die Software zu einer großen Erleichterung im Alltag und zu einem würdigen heutigen Gadget!
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